Questions les plus fréquemment posées
Vous trouverez ici les questions fréquemment posées par les utilisteurs.trices de la plateforme d’échange Porttic, et les réponses que CAIPS a pu y apporter dans le but d’aider à la mise en œuvre du RGPD.
Une fois le délégué à la protection des données désigné pour l’Institution, il convient de communiquer ses coordonnées afin de rendre cette désignation officielle. En effet, l’une des missions de celui-ci consiste à être la personne de contact pour l’Autorité de protection des données ainsi que pour les personnes concernées par un traitement de données personnelles.
- Communication à l’Autorité de protection des données
Le responsable du traitement a l’obligation de communiquer les coordonnées du DPO à l’Autorité de protection des données via l’utilisation et l’envoi d’un formulaire prévu à cet effet sur son site internet. Ainsi, l’Autorité de contrôle pourra prendre facilement contact avec lui en cas de besoin.
- Communication à toute personne concernée
Les coordonnées du DPO doivent également être intégrées dans tous les documents de l’Institution relatifs au RGPD (politique de confidentialité, registre, règlements, etc.) afin de permettre à toutes les personnes concernées de savoir facilement qui contacter en cas de question et à qui adresser leurs demandes pour exercer leurs droits.
Tout document et support susceptibles de contenir des données à caractère personnel doivent effectivement contenir une mention RGPD (signature mail, formulaire de collecte de données, listes d’inscriptions, fiches d’identification, etc.). Pour ne pas encombrer vos documents, cette mention peut être un simple renvoi vers votre Politique de confidentialité.
A titre d’exemple, vous pourriez utiliser la mention suivante :
« Les données que vous renseignez sont traitées de façon confidentielle et conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel en vigueur. Pour plus de précisions, retrouvez notre Politique de confidentialité sur : https://….. ».
Oui si vous vous trouvez dans un des 3 cas suivants:
- soit, l’activité de votre asbl est financée majoritairement par les autorités ou organismes publiques,
- soit, la gestion de votre asbl est soumise à un contrôle des autorités publiques,
- soit, la majorité des membres de l’organe d’administration de votre asbl sont désignés par les autorités publiques.
Si votre asbl se trouve dans un plusieurs des ces cas, vous êtes dans l’obligation de désigner un.e Délégué à la Protection des Données.
Pour plus de détails, suivez ce lien.
Le.la délégué.e à la protection des données doit être désigné.e sur la base de ses qualités professionnelles et, en particulier de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données, et de sa capacité à accomplir ses missions.
Il n’y a donc pas de « profil-type »… mais la DPO devrait réunir certaines qualités et compétences identifiées par la CNIL (Autorité française de protection des données).
Pour plus de détails, suivez ce lien.